La règlementation sociale européenne définit l’ensemble des obligations liées à l’utilisation du chronotachygraphe sur le territoire Européen.
Chaque pays doit en assurer l’application sur son territoire.
Cette règlementation régit par exemple les temps de conduite et de repos du conducteur.
Le but de cette rubrique n’est pas de définir les infractions mais de rappeler les principales obligations et conséquences.

1 – Les obligations

2 – Les conséquences

3 – Cas concrets


 

Les obligations

 

Les informations qui suivent ne sont pas exhaustives et il n’est pas question de tout décrire dans les moindres détails. Le texte officiel qui précise jusqu’à la moindre virgule fait plusieurs centaines de pages ! Voyons les points essentiels.

 

Les cartes

 

Les entreprises sont concernées par deux cartes :
– blanche pour le conducteur, valable 5 ans
– jaune pour l’entreprise, valable 5 ans

La carte entreprise n’enregistre pas d’informations mais sert uniquement de « clef » pour ouvrir l’accès à la mémoire du tachygraphe.
Avant tout une mise au point s’impose : même si vous déboursez de l’argent pour avoir ces cartes vous n’en êtes pas le « propriétaire » mais simplement le « détenteur » ! Elles peuvent être retirées par les autorités compétentes.

Qui la délivre ? Chronoservices, filiale de l’imprimerie nationale, depuis le 26 Avril 2005.
Son prix ? 52,67 € ht (63 € ttc) quel que soit le type de carte.
Quand faut-il payer ? A la 1ère acquisition, à son renouvellement et en cas de perte ou de vol. Le remplacement gratuit n’est possible qu’en cas de dysfonctionnement constaté par Chronoservices, l’émetteur de la carte.
Qui doit payer ? L’entreprise…évidemment.

Nouvelles obligations

Vos nouvelles responsabilités

  • lire les cartes tous les 28 jours max. ;
  • conserver les données au moins 1 an;
  • conserver les données au moins 5 ans si elles sont utilisées pour la paye.
  • commander les cartes ;
  • respecter les échéances de lecture ;
  • fournir au conducteur un duplicata des données ;
  • vous êtes responsable des fichiers et, éventuellement, de leur perte ;
  • être capable de fournir les données sur CD pour les corps de contrôles ;
  • pensez à modifier votre règlement intérieur en y indiquant que le conducteur ne s’opposer à la lecture de sa carte.

 

Le chronotachygraphe

 

Tous les véhicules neufs de plus de 3,5T sont équipés de tachygraphe numérique.
Qui le fabrique ? Trois fabricants proposent un chronotachygraphe homologué ACTIA, CONTINENTAL (siemens vdo) et STONERIDGE.

Consultez les pages qui présentent les conséquences de cette nouvelle norme et les solutions que vous apporte OPSILOG.
Pour télécharger le texte officiel cliquer ici : Annexe 1B du décret 3821 (3,8 Mo zippé)


Visitez également le meilleur site français concernant le transport et ses règlementations : legistrans, un site incontournable !
Enfin, il ne faut pas manquer le site officiel : Ministère des Transports.

Nouvelles obligations
Vos nouvelles responsabilités
  • télécharger la mémoire du tachy tous les 95 jours maximum ;
  • conserver les données au moins 1 an ;
  • conserver les données au moins 5 ans si elles sont utilisées pour faire la paye.
  • assurer la formation des conducteurs aux manipulations du tachygraphe ;
  • s’assurer que l’imprimante est chargée en papier ;
  • respecter les échéances de téléchargement ;
  • vous êtes responsable des fichiers et, éventuellement, de leur perte ;
  • être capable de fournir les données sur CD pour les corps de contrôles.


 

Les conséquences

 

Evidemment cette nouvelle norme et toutes les mesures supplémentaires qui vont avec entraînent des conséquences pour l’entreprise. Il s’agit certainement de revoir une partie de l’organisation mise en place. Cela passera par la formation des personnes, l’acquisition d’outils nouveaux et un profond changement des habitudes.

Quelles sont les conséquences ?

 

Juridiques

 

La nouvelle règlementation rend les entreprises responsables d’un nouveau type de données : celles contenu dans la mémoire du tachygraphe numérique ; à savoir la compilation des activités des différents conducteurs qui se sont succédés dans le véhicule pendant un an.

Comme indiqué précédemment, il sera impératif de modifier le règlement intérieur pour intégrer la gestion des cartes à puces dont le conducteur est détenteur. Il faut prévoir la prise en charge du coût, la possession de carte pour chaque nouvel embauché et l’accord du conducteur pour la lecture de sa carte. A priori, rien ne s’oppose à ce dernier point. Toutefois, il semble sage de prendre des précautions notamment en prévision d’un conflit, par exemple en cas de grave.

Il sera également nécessaire de préciser dans le règlement intérieur les fréquences minimum de lecture de cartes et de téléchargement de tachygraphe à respecter, pour se conformer à la loi.

 

Sociales

 

Le nouveau tachygraphe numérique offre certaines possibilités d’ajout de temps manuellement. Ce point n’est jamais expliqué et pourtant il est bien réel : Annexe 1B page 16 §6.2 recommandation N°50bis. Le conducteur aura la faculté d’ajouter des temps manuellement, à posteriori, jusqu’à 24 heures en arrière. Ces activités, bel et bien enregistrées dans la carte, sont tout à fait officielles. Elles ont donc une conséquence potentiellement importante sur la rémunération.

Lors d’un arrêt, le tachygraphe numérique bascule automatiquement en Travail et y reste à moins d’un changement dans les 120 secondes : Annexe 1B page 16 recommandation 37 et 38. En clair, sauf manipulation, le travail devient l’activité par défaut lorsqu’on s’arrête. Heureusement les nouvelles générations de tachygraphe permettent de régler le passage en repos.

La carte du conducteur enregistre également des activités qui peuvent être faites ailleurs que dans l’entreprise. Un conducteur peut, par exemple, louer un véhicule pour un déménagement : il est donc susceptible d’enregistrer une activité sur sa carte en dehors de son travail. Le problème se pose également si un conducteur travaille à temps partiel chez plusieurs employeurs (cas fréquent dans les entreprises de transports de voyageurs). Il faudra faire le tri des activités réellement faites pour le compte de l’entreprise et les autres activités.

Il sera nécessaire de contrôler les cartes conducteurs tous les Lundis matins. En effet, puisque la carte peut enregistrer des activités faites avec un autre véhicule, le conducteur peut très bien avoir conduit un véhicule le samedi, voire le dimanche s’il s’agit d’un bus. Le Lundi ce conducteur ne pourra donc pas repartir car il n’aura pas son repos hebdomadaire.

 

Techniques

 

La carte du conducteur doit être lue au moins une fois tous les 28 jours. Décret paru le 11/10/2005.
La mémoire du tachygraphe doit être téléchargée au moins une fois tous les 95 jours. Décret paru le 11/10/2005.
Les véhicules qui rentrent fréquemment ne poseront pas de problèmes spécifiques. La situation deviendra rapidement plus complexe pour des véhicules qui ne rentrent que très rarement ; par exemple en cas de location avec conducteur.
Les informations extraites des cartes et des tachygraphes devront être stockées pendant 1 an, voire 5 ans en cas d’utilisation pour la paye et restituées auprès des autorités compétentes en cas de contrôle sur CD-rom. Si le stockage des disques papiers est bien intégré dans les entreprises de transport, le stockage de fichiers informatique n’est pas aussi naturel !


 

Cas concrets

 

– Situation A : Pour embaucher un conducteur, un employeur peut-il exiger qu’il soit détenteur d’une carte conducteur ?

Non, il n’est pas possible d’exiger d’un futur employé qu’il soit détenteur d’une carte car cela constituerait une discrimination à l’embauche. Ce sera à l’employeur de la lui procurer en cas d’embauche. Même en cas de perte ou de vol, l’employeur devra assumer les frais de renouvellement de la carte.

– Situation B : Si une demande de carte conducteur est en cours est-il possible de rouler sans carte ?

Le délai pour recevoir une carte conducteur est parfois long. Pendant ce temps il est tentant de faire rouler le véhicule en imprimant un ticket en fin de journée. Cette pratique a été tolérée au démarrage du tachygraphe numérique. Aujourd’hui le contrôle c’est durci et il n’est pas prévu de rouler sans carte conducteur. Il semble qu’une seule exception existe : en cas de perte pendant la durée de renouvellement si on dispose d’un justificatif de demande de renouvellement de carte.

– Situation C : Si un conducteur est un conducteur occasionnel est-il obligatoire de lire une carte non utilisée depuis plusieurs semaines voire plusieurs mois ?

Oui absolument ! La règlementation impose une lecture des cartes tous les 28 jours calendaires au maximum à partir de la 1ère utilisation de la carte. A partir de ce moment, il est obligatoire de lire la carte avec une échéance maximale de 28 jours même s’il n’y a pas d’activité nouvelle enregistrée dans la carte.


– Situation D : Comment récupérer le contenu de la carte et du tachygraphe alors que mon conducteur ne rentre pas avant 10 jours ?

OPSILOG propose plusieurs solutions de transferts de données via internet.
Voir les services opsilog.net.


– Situation E : Comment savoir si les activités lues dans la carte sont bien dues par l’entreprise ?

La carte du conducteur enregistre les activités faites avec vos véhicules mais également avec tous les autres véhicules. De plus, le tachygraphe numérique permet l’enregistrement manuel d’activités complémentaires !
OPSILOG propose un module d’analyse qui affiche les activités en signalant les véhicules inconnus et les activités saisies manuellement. Des » marqueurs » informatiques peuvent noter ces activités avant leur transfert dans la gestion sociale ou la paye.
Grâce à cette méthode vous ne payez que ce que vous devez.


– Situation F : Faut-il lire la carte des conducteurs intérimaires et dans ce cas pourquoi voit-on l’activité effectuée pour une autre entreprise ?

Oui il est impératif de lire la carte même à l’issue d’une mission courte (quelques jours). La carte du conducteur dispose d’une autonomie nettement supérieure à 28 jours (parfois plus d’un an) et il n’est pas possible de la lire partiellement. Les activités précédentes faites pour le compte d’autres entreprises apparaissent donc dans les archives collectées.

– Situation G : Comment s’organiser pour être certain de récupérer les données à temps ?

Cette organisation ne nécessite pas forcément des investissements coûteux mais plutôt d’être organisé et rigoureux.
Avant tout OPSILOG propose le logiciel ArchiTachy qui permet en quelques secondes de vérifier si les échéances sont respectées.
Ensuite, il faut adopter la ou les solutions qui répondent le mieux à votre situation : lecteur en libre disposition, Digidown, DigidownPlus, service internet
Choisissez parmi ces solutions que propose OPSILOG celles qui vous simplifient vraiment la vie.


– Situation H : Comment être sûr que le conducteur a bien son repos hebdomadaire ?

La carte enregistrant toutes les activités de votre conducteur, il se peut fort bien que celui-ci ait utilisé à votre insu un véhicule poids lourd durant son repos hebdomadaire. Avec les disques ce genre d’informations reste caché, avec la carte le risque de mettre un conducteur en infraction est important. L’entreprise demeure malgré tout responsable des missions confiées au conducteur, il est donc impératif de savoir si l’activité enregistrée sur la carte est compatible avec le repos hebdomadaire.
OPSILOG, grâce à son module analyse, peut signaler la date et l’heure de départ possible immédiatement après la lecture de la carte, ainsi un exploitant ne mettra pas sur la route un conducteur indélicat.

– Situation I : Un conducteur peut-il refuser que sa carte soit lue sous prétexte d’atteinte à la vie privée ?

Le conducteur ne peut se soustraire à la lecture de sa carte en se cachant derrière l’atteinte à la vie privée dans la mesure où l’entreprise est tenue par décret de collecter les informations contenues dans celle-ci. Toutefois, il paraît sage de prévoir cette éventualité dans le règlement intérieur de l’entreprise.

– Situation J : Un conducteur peut-il retirer sa carte du tachygraphe numérique en cours de journée ?

Il n’est pas permis de retirer la carte en cours de journée, la carte peut donc être lue avant de commencer la journée ou à la fin de la journée. Il existe une exception si le véhicule est éloigné durablement de son point d’attache. Dans ce cas il est autorisé de sortir la carte du tachy même en cours de journée pour une durée maximum de 30mn et une fois tous les 15 jours maximum.